Geschäftliche Korrespondenz – klar und richtig gut

Wie gelingt es, geschäftliche E-Mails kundenfreundlich, der jeweiligen Situation angemessen, zu schreiben, selbst dann, wenn uns dafür nur Worte und Satzzeichen zur Verfügung stehen?
Unter den verschiedenen Kanälen, über die ein Unternehmen mit seinen Kunden kommuniziert, hält der schriftliche die größte Herausforderung bereit. Uns bleibt nur wenig, um unseren Kunden
in der E-Mail stimmig zu begegnen und im besten Fall als „ein kleines bisschen anders als die anderen“ wahrgenommen zu werden.

Sagt man in der persönlichen Kommunikation so schön „Der Ton macht die Musik“, klingt es für die E-Mail eher nach „Die Formulierung macht das Gefühl“. Es macht einen sehr großen Unterschied,
ob ich lese „Ich helfe Ihnen jederzeit sehr gerne weiter, ABER heute bin ich nur noch bis um 14:00 Uhr erreichbar“ oder „Ich helfe Ihnen jederzeit sehr gerne weiter. Heute erreichen Sie mich noch
bis um 14:00 Uhr, morgen früh dann direkt wieder ab 8:00 Uhr“. Wenn wir hin und wieder unser eigenes Schreiben reflektieren und uns häufiger in die Perspektive des Lesers versetzen, schreiben sich geschäftliches E-Mails viel leichter.

E-Mails und Geschäftsbriefe ohne Floskeln formulieren

Die Liste mit Tipps, damit meine E-Mail als freundlich wahrgenommen wird, ist ziemlich lang. Etwas abgekürzt und zusammengefasst ist die Grundlage, ein durchweg wohlwollendes Schreiben. Neben positiven Formulierungen spielen auch die Satzzeichen eine wichtige Rolle, denn ein falsch oder zu viel gesetztes Ausrufezeichen beeinflusst meinen Text sofort.

Ein „Die Unterlagen habe ich Ihnen bereits geschickt ! “ wirkt anders als „Die Unterlagen habe ich Ihnen bereits geschickt . “ Darüber hinaus können Sie immer prüfen, ob sich an bestimmten Stellen, wie z.B. bei der Anrede oder der Abschiedsformel (welche schöneren Alternativen gibt es zu „Beste Grüße“?), eine Kleinigkeit anders formulieren lässt.